ワークフローの比較の鍵は簡単に操作ができるかどうか

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システムは比較して選ぼう!ワークフローで重要なのは分かりやすさ

PCを操作する人

事務処理の流れ

ワークフローとは名前のとおり、一連の仕事の流れを視覚化したものです。広義には仕入・製造・販売などの過程も含まれますが、一般にワークフローといえば承認から決済までの事務手続きを指します。それぞれの権限と責任がはっきり定められていないと、無用の混乱を起こすことになるため、ほとんどの会社では文書や図で表示されていますが、煩雑で分かりにくいことも少なくありません。近年導入が進んでいるワークフローシステムは、これらに比較すると直感的に操作でき、全体像を理解していなくても正しいステップで仕事を進められるというメリットがあります。いろいろなメーカーが無料トライアルを提供しているので、比較して選ぶのもひとつの方法です。

婦人

スピーディーな業務に

ワークフローを比較するときは、まず導入の容易さと拡張性のバランスに着目してください。既存のツールで簡単に作成できるシステムなら、すぐに運用を始めることができます。一方で複雑なフローや多部門にわたるフローを処理できれば、企業規模が大きくなっても使いつづけられるでしょう。またメールやスマートフォンに対応していれば、外出先でも申請や承認を行うことができ、事務処理のスピードを格段に上げられます。グループウェアに組み込まれたワークフローもあります。掲示板やスケジュール管理など多彩な機能が利用でき、単体のワークフローに比較するとお得感があります。ただし使わなければ意味がないので、必要な機能の付いた製品を選ぶことが大切です。